Brukar det vara svårt för dig att hitta en specifik presentation eller ett viktigt kontrakt just när du behöver det? Och när du väl hittar den/det, kan du då hålla reda på vilken version som är den rätta? Dessa är dagliga utmaningar i de allra flesta verksamheter, så du behöver inte oroa dig – du är inte ensam.
Faktum är att de flesta företag har en strategi för content management som resulterar i att viktiga dokument förvaras på enskilda anställdas datorer eller på en delad hårddisk. Dessa dokument skickas omkring med hjälp av e-post, vilket gör att det inte finns någon som helst kontroll när dokumentet väl har lämnat utkorgen i mejlprogrammet.
En bra content management-lösning för företag säkerställer att den rätta kontexten finns för viktiga dokument (såsom filnamn, ämne, kund-ID, fakturanummer o.s.v.) och kombinerar detta med säker kollaboration i dokument och processautomatisering. Dessa plattformar kan verkligen förändra det sätt på vilket ditt företag hanterar innehåll och hur ni samarbetar som arbetslag, men du bör dock vara medveten om detta: vissa system är betydligt bättre än andra.
Content management-lösningar för företag
Enterprise Content Management (ECM) är det begrepp som används för såväl den teknik som den strategi och metod som används för att samla och organisera information. ECM befriar ditt företag från beroendet av pappersdokument och organiserar ostrukturerad information utifrån företagets behov. Några exempel på ostrukturerad information är Word-dokument, Excel-ark, PDF:er och inskannade foton. Denna information lagras i ett sådant system digitalt och du kan få åtkomst till den oavsett var du befinner dig eller vilken enhet du använder.
Ett av de mer populära programmen som möjliggör ECM heter Adobe Experience Manager. Med hjälp av denna mjukvara kan du arbeta via webben, mobilappar eller lokalt. Du kan skapa, hantera och optimera digitala kundupplevelser i flera olika kanaler på en och samma gång.
Adobe Experience Manager består bland annat av en DAM-mjukvara som gör det möjligt för användare att ladda upp och få tillgång till resurser. Innehållet är sökbart med hjälp av metadata, taggar, nyckelord samt dokumentets fullständiga text. Content management för företag blir inte enklare än så här!